Regulamin

§1. Kto świadczy usługę

• 1. Usługę Flaber świadczy Piotr Nowak, osoba fizyczna, adres do doręczeń: ul. Cystersów 8/47, 31-553 Kraków.
• 2. Usługa jest świadczona nieodpłatnie. Dostawca nie prowadzi w jej zakresie działalności gospodarczej i nie jest wpisany do rejestru przedsiębiorców. Uruchomienie odpłatności wymaga zmiany Regulaminu w trybie §17; wraz z nią zmienią się również dane Dostawcy wskazane w ust. 1.
• 3. Adres poczty elektronicznej do kontaktu we wszystkich sprawach, w tym reklamacyjnych i dotyczących danych osobowych: kontakt@profilon.pl.
• 4. Kontakt prowadzimy pocztą elektroniczną. Nie prowadzimy infolinii telefonicznej.
• 5. Językiem umowy jest język polski. Regulamin udostępniamy również w języku angielskim; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.

§2. Co znaczą używane pojęcia

Dostawca, my — podmiot wskazany w §1.

Usługa, Flaber — aplikacja dostępna przez przeglądarkę, służąca do porządkowania własnej pracy oraz do prowadzenia zapisu pracy z ludźmi.

Użytkownik, Ty — osoba korzystająca z Usługi na podstawie własnego Konta.

Konsument — Użytkownik będący osobą fizyczną, zawierający umowę w celu niezwiązanym bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową.

Konto — zbiór ustawień i danych związanych z adresem poczty elektronicznej, którym się logujesz.

Warsztat — część Usługi obejmującą Twoją własną pracę: listy dnia, notatki, listy, procedury, szablony, brudnopis i wgrane pliki.

Księga — część Usługi obejmującą zapis pracy z ludźmi: karty osób, przebieg rozmów, ustalenia, cele i raporty.

Zespół — struktura zakładana przez jednego Użytkownika, w której prowadzi on Księgę, a w Pakiecie Zespół również nadaje dostęp innym osobom.

Prowadzący — Użytkownik, który założył Zespół i nim zarządza.

Miejsce — jednostka dostępu do Zespołu, zajmowana przez jedno Konto.

Organizacja — struktura obejmująca wiele Zespołów pod jednym rozliczeniem, zakładana na podstawie odrębnych ustaleń albo przez przeniesienie Grupy rozliczeniowej (§11a ust. 7).

Grupa rozliczeniowa — od 2 do 5 Kont w Pakiecie Lider, rozliczanych razem przez jednego Płatnika (§11a).

Płatnik — Użytkownik, który założył Grupę rozliczeniową i nią zarządza.

Zamknięcie Konta — utrata dostępu do aplikacji wskutek odłączenia Konta od Grupy rozliczeniowej albo jej rozwiązania (§12a). Nie jest blokadą z §12.

Pakiet — zakres funkcji Usługi: Solo, Lider albo Zespół.

Wyraz „Zespół" ma w Regulaminie dwa znaczenia. Bez poprzedzającego słowa „Pakiet" oznacza zawsze strukturę — grupę prowadzoną przez jednego Użytkownika. Nazwę Pakietu piszemy zawsze z tym słowem: Pakiet Zespół.

Okres próbny — czas, w którym Pakiet Lider albo Pakiet Zespół przysługuje bezpłatnie, na zasadach z §6.

Polityka prywatności — dokument opisujący przetwarzanie danych osobowych, dostępny pod adresem https://profilon.pl/flaber/prywatnosc.

Załącznik nr 1 — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiąca integralną część niniejszego Regulaminu, dostępna pod adresem https://profilon.pl/flaber/powierzenie.

§3. Zawarcie umowy

• 1. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta z chwilą utworzenia Konta.
• 2. Utworzenie Konta wymaga podania adresu poczty elektronicznej, ustanowienia hasła oraz zaakceptowania Regulaminu wraz z Załącznikiem nr 1 (umową powierzenia przetwarzania danych). Zapisujemy, którą wersję Regulaminu zaakceptowałeś i kiedy. Politykę prywatności udostępniamy Ci przy zakładaniu Konta jako dokument informacyjny — opisuje ona, jak przetwarzamy dane, i nie podlega akceptacji.
• 3. Umowa jest zawarta na czas nieoznaczony. Możesz ją wypowiedzieć w każdej chwili, usuwając Konto na zasadach z §13.
• 4. Do korzystania z Usługi potrzebna jest aktualna przeglądarka internetowa i połączenie z internetem. Nie wymagamy instalowania oprogramowania.

§4. Konto i wiek

• 1. Konto jest osobiste. Nie udostępniaj swojego hasła innym osobom i nie korzystaj z Konta należącego do kogoś innego.
• 2. Usługa przeznaczona jest dla osób pełnoletnich. Zakładając Konto oświadczasz, że masz ukończone 18 lat.
• 3. Usługa służy pracy zawodowej. Nie jest przeznaczona do prowadzenia zapisów o osobach w celach prywatnych.
• 4. Adres poczty elektronicznej jest zarazem loginem. Zmiana tego adresu wymaga podania aktualnego hasła i potwierdzenia linkiem wysłanym na nowy adres. Na dotychczasowy adres wysyłamy powiadomienie o zleconej zmianie. Jeżeli nie masz dostępu do dotychczasowej skrzynki i nie pamiętasz hasła, zmiany dokonujemy na Twój wniosek, kanałem kontaktowym; zmiana adresu logowania Konta działającego w strukturze Organizacji podlega ograniczeniom, o których mowa w §11.

§5. Pakiety i struktura

• 1. Zakres funkcji wyznaczają dwie niezależne osie:
  • Pakiet — Solo, Lider albo Zespół. Rozstrzyga, czy prowadzisz Księgę i czy prowadzone przez Ciebie osoby otrzymują własne Konta.
  • Struktura — Konto samodzielne, własny Zespół, Konto w Grupie rozliczeniowej albo Zespół w Organizacji. Rozstrzyga, kto płaci i kto zarządza dostępami.
• 2. Organizacja nie jest Pakietem wyższym. Organizacja niesie jeden z Pakietów — Lider albo Zespół — a wszystkie jej Zespoły idą za tym wyborem.
• 3. Pakiet ma ten, kto płaci. Zespół działający w strukturze Organizacji dziedziczy Pakiet Organizacji i własnego nie ustawia.
• 4. Konto bez Zespołu działa w Pakiecie Solo. Pakiet Solo jest bezpłatny i nie jest ograniczony w czasie.
• 5. Zakładając Zespół poza strukturą Organizacji, wybierasz Pakiet — Lider albo Zespół. Żadna opcja nie jest wybrana za Ciebie. Wybór możesz później zmienić na zasadach z §11 ust. 9–10.
• 6. Zespół w strukturze Organizacji Pakietu nie wybiera. Ustawia go Organizacja.
• 7. Aktualny zakres każdego Pakietu opisujemy na stronie Usługi.

§6. Okres próbny

• 1. Zakładając Zespół poza strukturą Organizacji, otrzymujesz okres próbny: 60 dni, liczony od chwili założenia Zespołu. Dotyczy on obu Pakietów jednakowo.
• 2. Okres próbny nie wymaga podania karty płatniczej i nie przekształca się samoczynnie w usługę płatną. Po jego upływie nie pobieramy żadnej opłaty i nie wystawiamy żadnego rachunku.
• 3. Okres próbny przysługuje raz na Konto. Jego termin zapisujemy przy Koncie, a nie przy Zespole — biegnie więc dalej także wtedy, gdy Zespół rozwiążesz i przez jakiś czas żadnego nie prowadzisz. Zakładając kolejny Zespół, otrzymujesz pozostałą część tego samego okresu, a nie nowy.
• 4. Po upływie okresu próbnego Zespół, który wcześniej prowadziłeś, możesz założyć ponownie — wyłącznie w stanie po okresie próbnym. Odzyskujesz wtedy wgląd we wszystko, co wcześniej zapisałeś w Księdze — osoby, rozmowy, cele, podsumowania i raporty — oraz możliwość usunięcia osoby wraz z jej historią. Nie możesz w niej dopisywać ani zmieniać zapisów. Pełny zakres Zespołu wraca z Pakietem płatnym (ust. 10).
• 5. Okres próbny nie przysługuje Kontu działającemu w strukturze Organizacji — Organizacja płaci od pierwszego dnia. Dotyczy to również Prowadzącego zaproszonego pod jej parasol. Przyjęcie zaproszenia do Organizacji kończy trwający okres próbny, także wtedy, gdy pozostawało z niego jeszcze wiele dni. Od tej chwili zakres funkcji wyznacza Pakiet Organizacji. Termin okresu próbnego biegnie przy tym dalej. Jeżeli później odejdziesz z Organizacji i założysz własny Zespół, niewykorzystane dni już nie wracają (ust. 3). Uprzedzamy o tym przy przyjmowaniu zaproszenia do Organizacji.
• 6. Okres próbny możemy na Twoją prośbę przedłużyć. Robimy to aktem po naszej stronie i nie jest to prawo, którego możesz żądać.
• 7. Po upływie okresu próbnego Konto działa dalej, w zakresie Pakietu Solo. Nie blokujemy go i nie usuwamy.
• 8. Zawężeniu ulega możliwość zmieniania zapisu w Księdze. Konkretnie:
  • nie dodasz nowej osoby, nie zapiszesz nowej rozmowy, celu ani raportu;
  • nie poprawisz również zapisu już istniejącego — Księga zostaje taka, jaka była w ostatnim dniu;
  • wstrzymane zostają udostępnianie dokumentów, przekazywanie ich, przejmowanie oraz przyjmowanie propozycji zmian.
• 9. Wszystko, co zostało zapisane, pozostaje czytelne bez ograniczenia w czasie. Zachowujesz też trzy możliwości, które działają zawsze i których wygaśnięcie okresu próbnego nie dotyka: usunięcie osoby z Księgi, usunięcie Konta oraz pobranie swoich danych. Jeżeli rozwiążesz Zespół, wgląd w Księgę wraca w chwili, gdy założysz go ponownie (ust. 4).
• 10. Uruchomienie Pakietu płatnego przywraca pełny zakres funkcji wraz z całym dotychczasowym dorobkiem. Dziś odbywa się to w kontakcie z nami — samoobsługowej płatności nie prowadzimy (§7).

§7. Płatności

• 1. Nie prowadzimy dziś sprzedaży samoobsługowej. W Usłudze nie ma miejsca, w którym można wprowadzić dane karty płatniczej ani zamówić Pakiet płatny.
• 2. Pakiet Solo oraz okres próbny są bezpłatne.
• 3. Pakiet płatny — w tym każdy Pakiet w strukturze Organizacji i w Grupie rozliczeniowej — uruchamiamy na podstawie odrębnych ustaleń. Cenę, okres rozliczeniowy, liczbę Miejsc i sposób zapłaty przedstawiamy przed zawarciem umowy w tym zakresie i wymagają one Twojej wyraźnej zgody.
• 4. Uruchomienie płatności samoobsługowych będzie zmianą Regulaminu i nastąpi w trybie §17. Wraz z nią wchodzą postanowienia o momencie obciążenia, odnowieniu, skutku nieopłacenia i zwrocie proporcjonalnym. Do tego czasu żadne postanowienie Regulaminu nie stanowi podstawy do żądania od Ciebie opłaty.
• 5. Brak opłaty nigdy nie skutkuje zablokowaniem Konta. Skutkuje wyłącznie zawężeniem funkcji na zasadach z §6 ust. 7–9.

§8. Odstąpienie od umowy

• 1. Przyznajemy Ci prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny. Przyznajemy je każdemu Użytkownikowi będącemu osobą fizyczną, niezależnie od tego, czy przysługuje mu ono również z mocy ustawy. Oświadczenie wystarczy przesłać na adres z §1.
• 2. Odstąpienie od bezpłatnej Usługi nie wiąże się z żadnym rozliczeniem. Ten sam skutek osiągasz, usuwając Konto na zasadach z §13 — i możesz to zrobić w każdej chwili, nie tylko w ciągu 14 dni.
• 3. Jeżeli w przyszłości zawrzesz z nami umowę odpłatną, przed rozpoczęciem świadczenia zapytamy Cię wyraźnie, czy chcesz, aby świadczenie rozpoczęło się przed upływem terminu na odstąpienie, i poinformujemy o skutku takiej zgody. Odstępując po rozpoczęciu świadczenia, zapłacisz za okres wykorzystany, proporcjonalnie.

§9. Zasady korzystania

• 1. Nie wolno wprowadzać treści bezprawnych, naruszających cudze prawa ani złośliwego oprogramowania.
• 2. Nie wolno obchodzić limitu Miejsc w Zespole.
• 3. Nie wolno zakładać kolejnych Kont w celu ponownego skorzystania z okresu próbnego.
• 4. Nie wolno odpytywać Usługi w sposób zautomatyzowany poza udostępnionym interfejsem ani obciążać jej w sposób zagrażający jej działaniu dla innych.
• 5. Nie wolno wprowadzać do Usługi danych szczególnych kategorii. Chodzi o informacje o zdrowiu, w tym o zwolnieniach lekarskich, ciąży i orzeczeniach o niepełnosprawności, a także o poglądach politycznych i religijnych, przynależności do związku zawodowego, pochodzeniu etnicznym, życiu seksualnym i orientacji seksualnej oraz o skazaniach i naruszeniach prawa. Usługa o takie dane nie pyta, nie ma dla nich pola i nie jest do ich przechowywania przeznaczona.
• 6. Naruszenie zasad z tej sekcji może skutkować zablokowaniem Konta na warunkach z §12.

§10. Twoje treści i odpowiedzialność za nie

• 1. Prawa do treści, które wprowadzasz — notatek, list, dokumentów i zapisów w Księdze — nie przechodzą na nas. Korzystamy z nich wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi: przechowywania, wyświetlania ich osobom, którym Usługa daje do nich dostęp, i wykonywania kopii zapasowych. Ten ustęp dotyczy praw do treści. Kto jest administratorem zawartych w nich danych osobowych, rozstrzyga ust. 5, a kto je widzi — konstrukcja Usługi: Księgę widzi wyłącznie Użytkownik, który ją prowadzi.
• 2. Nie przeglądamy treści, które wprowadzasz. Dostęp do nich mogą uzyskać wyłącznie osoby po naszej stronie utrzymujące Usługę, wyłącznie w zakresie niezbędnym do usunięcia awarii lub wykonania Twojego zgłoszenia.
• 3. Nie poddajemy Twoich treści analizie sztucznej inteligencji. Nie są streszczane, oceniane ani przekazywane do jakiegokolwiek modelu językowego.
• 4. Wprowadzając do Księgi dane innych osób oświadczasz, że robisz to w związku z prowadzoną przez siebie działalnością albo z upoważnienia podmiotu, dla którego działasz, oraz że masz do tego podstawę prawną. Nie weryfikujemy tego oświadczenia i nie mamy technicznej możliwości jego sprawdzenia. Skutki jego nieprawdziwości określa §13 Załącznika nr 1.
• 5. W zakresie danych innych osób wprowadzonych przez Ciebie jesteśmy podmiotem przetwarzającym, a administratorem jest podmiot, w imieniu którego działasz — w Grupie rozliczeniowej i w Organizacji podmiot, na który są one rozliczane (§11a ust. 4). Zasady tego przetwarzania określa Załącznik nr 1, stanowiący integralną część Regulaminu; wiąże on od chwili wprowadzenia przez Ciebie pierwszych danych osoby trzeciej.
• 6. Obowiązki wobec osób, których dane wprowadzasz — w tym poinformowanie ich o przetwarzaniu i realizacja ich żądań — spoczywają na administratorze, nie na nas. Udzielamy administratorowi pomocy w ich wykonaniu w zakresie wynikającym z Załącznika nr 1.
• 7. Prawo osoby do wglądu we własne dane realizuje administrator na wniosek, poza aplikacją. W Usłudze nie ma konta, roli ani ekranu, przez który osoba prowadzona w Księdze uzyskiwałaby do niej dostęp; wgląd taki nie jest przewidziany w konstrukcji Usługi. Nie oznacza to, że prawo takie jej nie przysługuje — oznacza, że wykonuje je administrator, a naszą rolą jest mu w tym pomóc.

§10a. Nasze treści i prawo, które dostajesz

• 1. Do nas należy Usługa i to, co w niej zastałeś: aplikacja i jej kod, układ i wygląd ekranów, teksty interfejsu, treść przewodnika, materiały metodyczne oraz sposób prowadzenia Księgi, który one opisują. Treści, które sam wprowadzasz — notatki, listy, procedury, szablony, brudnopis i wgrane pliki — opisuje §10: prawa do nich nie przechodzą na nas.
• 2. Na czas trwania umowy dostajesz prawo korzystania z Usługi w zakresie wynikającym z Regulaminu i Twojego Pakietu. Prawo to jest niewyłączne i nieprzenoszalne, nie obejmuje udzielania dalszych upoważnień i kończy się razem z umową.
• 3. Materiałów, które udostępniamy w aplikacji — przewodnika i treści metodycznych — możesz używać w swojej pracy z zespołem. Możesz je kopiować do własnych dokumentów, zmieniać pod siebie i drukować dla swoich ludzi.
• 4. Nie możesz ich publikować ani odsprzedawać. Nie wolno udostępniać ich publicznie, sprzedawać, rozpowszechniać jako własnego materiału ani budować na nich własnej usługi oferowanej innym. Nie wolno też dzielić się dostępem do Konta — dostęp dla innych osób nadaje się przez Miejsca w Zespole (§11).
• 5. Nie wolno kopiować kodu Usługi ani odtwarzać go wstecz — dekompilować, dezasemblować ani badać w inny sposób w celu odtworzenia jego treści. Nie dotyczy to działań, na które zezwala ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności jej art. 75; tego uprawnienia nie da się wyłączyć umową i niniejszy ustęp go nie wyłącza.
• 6. Nazwy „Flaber" i „Profilon", logo i oznaczenia graficzne należą do nas. Możesz napisać, że korzystasz z Flabera. Użycie naszej nazwy albo logo w materiałach reklamowych, ofertach handlowych lub we własnym produkcie wymaga naszej zgody.
• 7. Uwagi i pomysły, które nam prześlesz, możemy wykorzystać w rozwoju Usługi bez wynagrodzenia i bez obowiązku ich wdrożenia. Nie musisz nam ich przesyłać, a przesłanie uwagi nie przenosi na nas praw do niczego, co jest Twoim utworem.
• 8. Jeżeli uważasz, że Usługa narusza Twoje prawa — autorskie, do znaku towarowego albo inne — napisz na kontakt@profilon.pl i wskaż, czego zgłoszenie dotyczy. Odpowiadamy w trybie z §16.

§11. Zespół, Miejsca, dostępy i zmiana Pakietu

• 1. Zespół zakłada i prowadzi jedna osoba — Prowadzący. To on decyduje o Pakiecie, o liczbie Miejsc i o tym, kto je zajmuje.
• 2. Pakiet ma ten, kto płaci. Zespół w strukturze Organizacji dziedziczy Pakiet Organizacji. Przystąpienie do Organizacji kończy trwający okres próbny (§6 ust. 5).
• 3. W Pakiecie Lider osoby dodawane do Księgi nie otrzymują od nas żadnej wiadomości — ani przy dodaniu, ani później — i nie zakładają Kont. W Pakiecie Zespół osoba dodana otrzymuje zaproszenie pocztą elektroniczną.
• 4. Gwarantujemy utworzenie zaproszenia, nie jego doręczenie. Nieudana wysyłka nie cofa dodania osoby; informujemy o niej zapraszającego.
• 5. Jedno Konto ma jedno aktywne Miejsce. Liczba Miejsc jest sprawdzana przy każdym wejściu do Zespołu, w tym przy przywróceniu osoby z archiwum.
• 6. Konto z aktywnym Miejscem w cudzym Zespole nie może zostać usunięte przez Użytkownika — dostęp zwalnia Prowadzący. Drogę realizacji żądania usunięcia opisuje §13 ust. 3.
• 7. Skutek utraty Miejsca zależy od tego, czy Zespół działa w Organizacji. Sam Prowadzący odzyskuje wgląd w Księgę, zakładając Zespół ponownie (§6 ust. 4).
  • Poza Organizacją — gdy Prowadzący cofnie dostęp albo rozwiąże Zespół — Konto członka działa dalej w Pakiecie Solo. Zachowuje własny Warsztat i możliwość samodzielnego usunięcia Konta; traci dostęp do dokumentów wspólnych Zespołu.
  • W Organizacji utrata Miejsca zamyka dostęp do Konta. Przywrócić go może administrator Organizacji, a o usunięciu Konta decyduje Organizacja (§13 ust. 3).
• 8. Cofnięcie dostępu w Pakiecie Zespół zamyka danej osobie dostęp do udostępnionych jej dokumentów. Nie usuwa to zapisów w Księdze Prowadzącego, które jej dotyczą.
• 9. Zmiana Pakietu z Zespół na Lider zamyka powierzchnię pracy wspólnej: udostępnione dokumenty i propozycje zmian przestają być widoczne, a nowych zaproszeń nie wyślesz. Nic nie zostaje usunięte — Miejsca, Konta członków, udostępnienia i propozycje pozostają i wracają wraz z powrotem na Pakiet Zespół. Członkowie Zespołu zachowują swoje Konta i możliwość zalogowania się; znika im wyłącznie dostęp do dokumentów wspólnych.
• 10. Zmiana Pakietu z Lider na Zespół umożliwia wysłanie zaproszeń do osób z Twojej Księgi — wysyłasz je sam, osoba po osobie. Uprzedź je o tym wcześniej.
• 11. Każdą zmianę Pakietu, nadanie i cofnięcie dostępu oraz założenie i rozwiązanie Zespołu zapisujemy w rejestrze aktów.
• 12. Przystąpienie Zespołu do Organizacji. Gdy Prowadzący przyjmuje zaproszenie do Organizacji i wnosi do niej swój Zespół, Konta członków Zespołu z aktywnym Miejscem przechodzą do Organizacji razem z nim. Z chwilą przystąpienia:
  • o usunięciu Konta i okresie jego przechowywania decyduje Organizacja (§13 ust. 3);
  • utrata Miejsca zamyka dostęp do Konta (ust. 7);
  • dokumenty utworzone po przystąpieniu otrzymują oznaczenie Organizacji i nie wchodzą do pliku eksportu; dokumenty wcześniejsze wchodzą do niego jak dotąd;
  • Organizacja nie widzi Księgi ani Warsztatu członka Zespołu.

Prowadzący otrzymuje tę informację przed przyjęciem zaproszenia. Każdy członek Zespołu otrzymuje wiadomość w chwili przystąpienia. Ten sam skutek następuje, gdy Zespół wchodzi do Organizacji przy jej założeniu albo przy przeniesieniu Grupy rozliczeniowej (§11a ust. 7).

§11a. Grupa rozliczeniowa

• 1. Grupa rozliczeniowa łączy od 2 do 5 Kont w Pakiecie Lider pod jednym rachunkiem. Zakłada ją w Ustawieniach Użytkownik prowadzący Zespół w Pakiecie Lider i zostaje jej Płatnikiem. Każde Konto w Grupie prowadzi własny Zespół i własną Księgę.
• 2. Płatnik nie ma dostępu do Księgi ani do Warsztatu pozostałych Kont. Księgę widzi wyłącznie Użytkownik, który ją prowadzi. Nie wynika to z ustawienia, lecz z konstrukcji bazy danych — tak samo jak w Organizacji.
• 3. Płatnik decyduje o składzie Grupy: zaprasza do niej Konta i je odłącza. Wskazuje również domeny poczty elektronicznej, z których mogą pochodzić adresy osób dodawanych do Ksiąg w Grupie.
• 4. Konto w Grupie jest Kontem służbowym podmiotu, na który Grupa jest rozliczana. Użytkownik prowadzi w nim Księgę w imieniu tego podmiotu, a podmiot ten jest administratorem zawartych w niej danych osobowych (§10 ust. 5; §1 ust. 4 Załącznika nr 1).
• 5. Rozliczenie Grupy obejmuje liczbę należących do niej Kont; niezrealizowane zaproszenie zajmuje miejsce w rachunku od chwili wysłania. Grupa korzysta z okresu próbnego Płatnika (§6) i nie otrzymuje nowego — jeżeli okres próbny Płatnika już upłynął, Grupa powstaje bez niego. Po jego upływie zapis w Księgach Grupy podlega zawężeniu z §6 ust. 8, dopóki Grupa nie zostanie opłacona na zasadach z §7 ust. 3.
• 6. Grupy nie opuszcza się samodzielnie. Konto przestaje do niej należeć, gdy odłączy je Płatnik albo gdy Płatnik rozwiąże Grupę. Każde z tych zdarzeń zamyka Konto (§12a) — z wyjątkiem Konta samego Płatnika, które działa dalej.
• 7. Przeniesienie Grupy do Organizacji. Na wniosek Płatnika złożony w formie dokumentowej — wiadomością elektroniczną wysłaną z adresu jego Konta — możemy przenieść Grupę do Organizacji. Wniosek wskazuje nazwę i numer identyfikacji podatkowej podmiotu, potwierdza, że jest to ten sam podmiot, na który Grupa była rozliczana, i zawiera oświadczenie Płatnika o umocowaniu do działania w jego imieniu. Z chwilą przeniesienia:
  • Płatnik zostaje administratorem Organizacji;
  • pozostałe Konta Grupy przechodzą do Organizacji bez zamknięcia i bez utraty danych; każde otrzymuje Miejsce w Zespole administratora Organizacji, a w jego Księdze powstaje karta z imieniem i stanowiskiem z profilu Konta — tak jak dla każdego Prowadzącego w Organizacji;
  • Księgę każdego Konta nadal widzi wyłącznie Użytkownik, który ją prowadzi; administrator Organizacji nie ma do niej dostępu;
  • o usunięciu Konta i okresie jego przechowywania decyduje odtąd Organizacja (§13 ust. 3); automatyczne usuwanie z §12a ust. 4 przestaje mieć zastosowanie;
  • dokumenty utworzone po przeniesieniu otrzymują oznaczenie Organizacji i nie wchodzą do pliku eksportu; dokumenty wcześniejsze wchodzą do niego jak dotąd;
  • Pakiet i warunki rozliczenia wyznacza Organizacja (§5 ust. 3).

Każdy Użytkownik otrzymuje o przeniesieniu wiadomość w chwili jego wykonania. Przeniesienie jest nieodwracalne. Konta zamknięte przed przeniesieniem (§12a) do Organizacji nie przechodzą.

§12. Blokada Konta

• 1. Możemy zablokować dostęp do Konta wyłącznie w razie naruszenia zasad korzystania z §9. Blokada nie służy egzekwowaniu płatności — brak opłaty skutkuje wyłącznie zawężeniem funkcji na zasadach z §6 ust. 7–9.
• 2. Blokada jest aktem wykonywanym przez człowieka i wymaga podania powodu, który zapisujemy razem z datą i tożsamością osoby wykonującej akt.
• 3. Zablokowane Konto nie loguje się. Po podaniu poprawnego hasła wyświetlamy komunikat o blokadzie wraz z adresem poczty elektronicznej, pod którym możesz się z nami skontaktować. Ten sam komunikat zobaczysz, korzystając z odzyskiwania hasła. Przy błędnym haśle wyświetlamy zwykły komunikat o nieudanym logowaniu.
• 4. Masz prawo poznać powód blokady. Podajemy go na Twój wniosek, z zastrzeżeniem usunięcia informacji dotyczących innych osób.
• 5. Masz prawo otrzymać swoje dane pomimo blokady. Przygotowujemy je na wniosek. Potwierdzamy przyjęcie wniosku do 72 godzin w dni robocze, a wykonujemy go nie później niż w ciągu miesiąca.
• 6. Blokada nie usuwa danych. Jeżeli chcesz usunięcia Konta, stosuje się §13 ust. 3.
• 7. Jeżeli uważasz blokadę za niezasadną, możesz złożyć reklamację na zasadach z §16. Blokadę cofamy, jeżeli reklamacja okaże się uzasadniona.
• 8. Powód blokady widzi również administrator Organizacji, do której należy Konto, jeżeli Konto działa w strukturze Organizacji.
• 9. Konto zablokowane nie podlega automatycznemu usunięciu. Przechowujemy je do cofnięcia blokady albo do usunięcia Konta na Twój wniosek (ust. 6). Wpis z powodem blokady przechowujemy tak długo, jak trwa blokada.

§12a. Zamknięcie Konta

• 1. Zamknięcie Konta nie jest blokadą z §12. Nie jest sankcją i nie wynika z naruszenia Regulaminu. Następuje z mocy samego zdarzenia: odłączenia Konta od Grupy rozliczeniowej albo rozwiązania Grupy (§11a ust. 6).
• 2. Zamknięte Konto nie daje dostępu do aplikacji. Po zalogowaniu wyświetlamy ekran z informacją o zamknięciu i o drodze powrotu. O zamknięciu informujemy też pocztą elektroniczną.
• 3. Zamknięcie zdejmuje Płatnik tej samej Grupy, dodając do niej Konto ponownie. Nie zdejmuje go ani założenie nowego Zespołu, ani zaproszenie do innej Grupy albo do cudzego Zespołu. Jeżeli Grupa już nie istnieje, zamknięcie zdejmujemy my — na wniosek, z podaniem powodu, który zapisujemy w rejestrze aktów.
• 4. Konto zamknięte i nieprzywrócone przez 12 miesięcy od zamknięcia usuwamy automatycznie, wraz z Warsztatem, Zespołem i Księgą, bez odrębnego powiadomienia przed usunięciem. Automatyczne usuwanie nie obejmuje Konta Płatnika, Konta zablokowanego (§12) ani Konta w Organizacji.
• 5. Masz prawo otrzymać dane z zamkniętego Konta oraz żądać jego wcześniejszego usunięcia. Wnioski składasz kanałem kontaktowym. Potwierdzamy ich przyjęcie do 72 godzin w dni robocze, a wykonujemy je nie później niż w ciągu miesiąca.
• 6. Konto zamknięte nie może dołączyć do Organizacji ani do innej Grupy rozliczeniowej.

§13. Usunięcie Konta i danych

• 1. Samodzielnie, z poziomu Ustawień, Konto usuwa: Użytkownik bez Zespołu oraz Prowadzący własny Zespół poza strukturą Organizacji — także w Grupie rozliczeniowej. Płatnik usuwa swoje Konto po rozwiązaniu Grupy. Usunięcie jest natychmiastowe i nieodwracalne.
• 2. Usunięcie osoby z Księgi jest możliwe zawsze, dopóki istnieje Konto i Zespół — także po zakończeniu okresu próbnego i przy wstrzymanym rozliczeniu. Jeden wyjątek: jeżeli osoba prowadzi Zespół, najpierw odbierz jej Zespół.
• 3. Wnioskiem, kanałem kontaktowym, Konto usuwa członek cudzego Zespołu poza Organizacją. Potwierdzamy przyjęcie wniosku do 72 godzin w dni robocze, a wykonujemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Konto działające w Organizacji — także Konto jej administratora — usuwamy wyłącznie na polecenie Organizacji, złożone przez jej administratora; w zakresie danych takiego Konta administratorem jest Organizacja (§2 Polityki prywatności). Jeżeli wniosek o usunięcie takiego Konta złożysz do nas, przekażemy go Organizacji bez zbędnej zwłoki i poinformujemy Cię o tym.
• 4. Usunięcie Konta obejmuje dane Konta, Warsztat i Księgę. Nie obejmuje: dokumentów przekazanych innym osobom lub Zespołowi, wpisów w rejestrze aktów administracyjnych, przechowywanych 12 miesięcy — z tym że adres poczty elektronicznej usuwamy z nich natychmiast, pozostawiając wyłącznie identyfikator — oraz zapisów w rejestrze awarii aplikacji, przechowywanych 90 dni i niezawierających Twoich treści ani adresu poczty.
• 5. Usunięte dane pozostają w kopiach zapasowych bazy przez 7 dni i są nadpisywane wraz z ich rotacją. Nie mamy możliwości ich wcześniejszego usunięcia z kopii ani odtworzenia ich dla Ciebie.
• 6. Wgrane pliki i obrazy nie wchodzą do pliku eksportu — pobierz je osobno przed usunięciem Konta. Uprzedzamy o tym na ekranie usunięcia. Pliki i obrazy usuniętych dokumentów i Kont usuwamy z magazynu plików w ciągu 48 godzin.
• 7. Konto zamknięte usuwamy automatycznie po 12 miesiącach, na zasadach z §12a ust. 4.

§14. Dostępność, przerwy i wsparcie

• 1. Dokładamy starań, aby Usługa działała bez przerw, ale nie deklarujemy gwarantowanego poziomu dostępności.
• 2. Możemy wprowadzać przerwy techniczne. O planowanych uprzedzamy z wyprzedzeniem, jeżeli jest to możliwe.
• 3. Rozwijamy Usługę i możemy zmieniać sposób działania jej funkcji. Zmiana, która istotnie ogranicza zakres Pakietu, z którego korzystasz, wymaga trybu z §17.
• 4. Wsparcie prowadzimy pocztą elektroniczną, pod adresem z §1. Nie deklarujemy czasu odpowiedzi poza terminami wskazanymi w §12 ust. 5, §12a ust. 5, §13 ust. 3 i §16.
• 5. Korzystasz z Usługi przez internet. Nie odpowiadamy za działanie Twojego łącza, urządzenia ani przeglądarki.

§15. Odpowiedzialność

• 1. Odpowiadamy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych prawa polskiego. Wobec Konsumenta nie ograniczamy tej odpowiedzialności w żaden sposób.
• 2. Wobec Użytkownika niebędącego Konsumentem nasza odpowiedzialność:
  • jest ograniczona do szkody rzeczywistej i nie obejmuje utraconych korzyści;
  • jest ograniczona kwotowo do wysokości opłat uiszczonych przez tego Użytkownika w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, a jeżeli Usługa była w tym okresie świadczona bezpłatnie — do kwoty 1 000 zł.
• 3. Nie odpowiadamy za skutki aktów, które Użytkownik wykonuje świadomie i o których skutkach uprzedza go Usługa — w szczególności za rozwiązanie Zespołu (§11 ust. 7), usunięcie osoby z Księgi, usunięcie Konta oraz zmianę Pakietu.
• 4. Nie odpowiadamy za treść wprowadzoną przez Użytkownika ani za brak podstawy prawnej do przetwarzania danych osób trzecich, które wprowadził (§10 ust. 4).
• 5. Ograniczenia z ust. 2–4 nie stosują się do szkody wyrządzonej umyślnie ani do przypadków, w których wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne.
• 6. Przedsiębiorca-konsument. Ograniczeń z ust. 2 nie stosujemy wobec osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, która zawiera z nami umowę bezpośrednio związaną z tą działalnością, jeżeli z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego). Wobec takiej osoby stosujemy odpowiednio przepisy o klauzulach niedozwolonych, o rękojmi oraz o prawie odstąpienia od umowy zawartej na odległość — na równi z Konsumentem. Prawo odstąpienia z §8 ust. 1 przysługuje jej od chwili zawarcia umowy, a nie od uruchomienia Pakietu płatnego.

§16. Reklamacje

• 1. Reklamację składasz pocztą elektroniczną na adres z §1. Opisz, czego dotyczy i czego oczekujesz.
• 2. Rozpatrujemy ją w terminie 14 dni od otrzymania i w tym terminie odpowiadamy.
• 3. Brak odpowiedzi w terminie oznacza uznanie reklamacji.
• 4. Tryb reklamacyjny stosuje się także do blokady Konta (§12 ust. 7) oraz do odmowy wykonania żądania dotyczącego danych osobowych.

§17. Zmiana Regulaminu

• 1. Możemy zmienić Regulamin z ważnej przyczyny: zmiany prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usługi, wprowadzenia odpłatności albo zmiany danych Dostawcy.
• 2. O zmianie informujemy pocztą elektroniczną co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, podając treść zmiany.
• 3. Jeżeli nie akceptujesz zmiany, możesz wypowiedzieć umowę do dnia jej wejścia w życie, usuwając Konto albo informując nas o tym. Do tego dnia obowiązuje Cię Regulamin dotychczasowy.
• 4. Wprowadzenie odpłatności nigdy nie następuje w sposób milczący. Uruchomienie Pakietu płatnego wymaga Twojej odrębnej, wyraźnej zgody, niezależnie od trybu z tej sekcji.
• 5. Ten sam tryb stosujemy do zmiany Załącznika nr 1.
• 6. Zawiadomienie o zmianie odnotowujemy po naszej stronie — datę wysłania, wersję, której zmiana dotyczy, i dzień jej wejścia w życie. Zapis ten służy wykazaniu dochowania terminu z ust. 2.

§18. Prawo właściwe, sąd, spory pozasądowe

• 1. Umowa podlega prawu polskiemu. Wybór ten nie pozbawia Konsumenta ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa państwa jego zwykłego pobytu.
• 2. Spory z Użytkownikiem niebędącym Konsumentem rozstrzyga sąd właściwy dla miejsca zamieszkania Dostawcy. Spory z Konsumentem rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.
• 3. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności z mediacji prowadzonej przy wojewódzkich inspektoratach Inspekcji Handlowej, z postępowania przed stałym polubownym sądem konsumenckim oraz z pomocy powiatowego lub miejskiego rzecznika konsumentów i organizacji społecznych zajmujących się ochroną konsumentów. Wykaz podmiotów uprawnionych do pozasądowego rozwiązywania sporów prowadzi Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Skorzystanie z tych trybów jest dobrowolne i wymaga zgody obu stron.

Załącznik nr 1 — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Załącznik nr 1 stanowi integralną część Regulaminu i jest przyjmowany razem z nim przy zakładaniu Konta. Wiąże od chwili wprowadzenia przez Użytkownika pierwszych danych osoby trzeciej (§10 ust. 5). Nie ma własnego oznaczenia wersji — dzieli oznaczenie Regulaminu.

Treść Załącznika nr 1 dostępna jest pod adresem https://profilon.pl/flaber/powierzenie.